Без рубрики
Електронний документообіг в Україні: як все працює

Далеко не всі на практиці використовували електронний документообіг, але чули про ЕДО сьогодні уже, мабуть, всі. Прогресивніші управлінці впроваджують системи електронного документообігу на своїх підприємствах, а деякі все ще з острахом відносять до таких технологій.

Що ж відбувається з впровадженням електронного документообігу на державному рівні? Про ЕДО на законодавчому рівні заговорили щев 2003 р., саме тоді вийшов ЗУ «Про документи та електронний документообіг». Сьогодні впровадження електронного документообігу активно підтримується і є пріоритетним напрямком розвитку е-урядування в Україні.

Адміністрація Президента впровадила електронний документообіг в 2015 р. За два роки, в 2017 р. Урядом було підписано регламент використання електронного підпису банками України, а в 2018 р. органам виконавчої влади було рекомендовано перейти на систему електронного документообігу.

Порівняно з центром, регіональні органи влади повільніше рухаються в напрямку прогресивних технологій. Проте впевнені, що найближчими роками ми прийдемо до повної автоматизації в галузі документообігу та підписання договорів шляхом використання ЕЦП на державному рівні.

Варто зазначити, що в 2018 р. набув чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги», що ввів поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП) замість ЕЦП. Також в Законі прописано процедуру отримання КЕП і порядок роботи суб’єктів, що надають послуги з його оформлення.

Що нового згідно Закону:

  • видані ЕЦП діють дозавершення терміну своєї дії, проте не більше ніж два роки з моменту вступу всилу Закону;
  • кваліфікованийелектронний підпис не можна отримати по довіреності, тільки при особистій присутностіпідписанта;
  • КЕП має презумпціювідповідності власноручному підпис і таку ж юридичну силу;
  • введено поняття«електронна печатка».

Головна проблема переходу компаній на ЕДО – звичка працювати з документами за звичною схемою та небажання працівників прогресувати. Саме тому, в багатьох компаніях все ще витрачаються дні на узгодження документів, збір підписів, пошук службових записок, листи дублюються, губляться і відсилаються не на ту адресу та процес пошуку потрібного документу займає ще більше часу, ніж період його опрацювання.

На вітчизняному ринку пропонується декілька рішень для електронного документообігу, серед яких вітчизняні продукти Megapolis.DocNet і Deals компаній InBase та Intecracy Deals, які входять в консорціум Intecracy Group.

Megapolis.DocNet – рішення, розроблене для внутрішнього документообігу. Функціонал системи дозволяє узгоджувати документи і ставити завдання на декількох рівнях оргструктури. Доступний offline-режим роботи. А мобільнийдодаток для iOS і Android постійно тримають користувача в курсіподій.

Рішення Deals призначене для роботи ззовнішніми контрагентами. Цей прогресивний онлайн сервіс дозволяє узгоджуватита підписувати документи буквально протягом декількох хвилин. Також в цьому рішенні реалізована можливість працювати з Mobile ID.

Всі документи, підписані в Megapolis.DocNet і Deals за допомогою ЕЦП або КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і підписані вручну.

Джерело – https://ain.ua/2019/03/12/kak-rabotaet-elektronnyj-dokumentooborot-v-ukraine/