Без рубрики
Электронный документооборот в Украине: как все работает

Далеко не все на практике использовали электронный документооборот, но слышали о ЭДО сегодня уже, наверное, все. Прогрессивные управленцы внедряют системы электронного документооборота на своих предприятиях, некоторые все еще с опаской относятся к таким технологиям.

Что же происходит по внедрению электронного документооборота на государственном уровне? О ЭДО на законодательном уровне заговорили еще в 2003 г., именно тогда вышел ЗУ «О документах и ​​электронном документообороте». Сегодня внедрение электронного документооборота активно поддерживается и является приоритетным направлением развития е-правительства в Украине.

Администрация Президента внедрила электронный документооборот в 2015 г. Через два года, в 2017 г. Правительством подписанорегламент использования электронной подписи банками Украины, а в 2018 г. былорекомендовано органам исполнительной власти перейти на систему электронного документооборота.

По сравнению с центром, региональные органы власти медленнее двигаются в направлении прогрессивных технологий. Однако уверены, чтов ближайшие годы мы придем к полной автоматизации в области документооборота иподписания договоров путем использования ЭЦП на государственном уровне.

Стоит отметить, что в 2018 г. вступил в силу ЗаконУкраины «Об электронных доверительных услугах», который ввел понятие квалифицированного электронной подписи (КЭП) вместо ЭЦП. В Законе прописана процедура получения КЭП и порядок работы субъектов, оказывающих услугипо его оформлению.

Что нового в соответствии с Законом:

  1. Выданные ЭЦП действуют до окончания срока своего действия, однако не более двух лет с момента вступления в силу Закона;
  2. Квалифицированную электронную подпись нельзя получить по доверенности, только при личном присутствии подписанта;
  3. КЭП имеет презумпцию соответствия собственноручной подписи и такую же юридическую силу;
  4. Введено понятие «электронная печать».

Главная проблема перехода компаний на ЭДО — привычка работать с документами по обычной схеме и нежелание работников прогрессировать. Именно поэтому, во многих компаниях все еще тратятся дни на согласование документов, сбор подписей, поиск служебных записок, письма дублируются, теряются и отсылаются не на тот адрес, и процесс поиска нужного документа занимает еще больше времени, чем период его обработки.

На отечественном рынке предлагается несколько решений для электронного документооборота, среди которых продукты Megapolis.DocNet и Deals компаний InBase и Intecracy Deals, входящих в консорциум Intecracy Group. Первое решение предназначено для внутреннего документооборота, второе – для работы с внешними контрагентами.

Все документы, подписанные в Megapolis.DocNet и Deals с помощью ЭЦП или КЭП, имеют такую ​​же юридическую силу, как и подписанные вручную.