Зростання обсягів внутрішніх розпорядчих документів у державних установах і на великих підприємствах висуває підвищені вимоги до контролю їх виконання. За відсутності чітко визначених маршрутів погодження документи можуть затримуватися на окремих етапах, повертатися на доопрацювання без фіксації причин або втрачати актуальність через порушення строків.

Збільшення обсягів службової інформації та зростання кількості прикладних програм на підприємствах призводять до появи ізольованих інформаційних середовищ. Система електронного документообігу, бухгалтерський облік, кадрові ресурси, виробничі модулі часто функціонують окремо, без належного обміну даними. У результаті частина інформації вводиться повторно, а управлінські рішення приймаються на основі неповних або несвоєчасних відомостей.

Збільшення обсягів службової кореспонденції та внутрішніх розпорядчих документів у державних установах висуває нові вимоги до організації документообігу. Різні підрозділи часто застосовують власні підходи до реєстрації, погодження та зберігання документів, що ускладнює контроль виконання та формування зведеної звітності. У результаті керівництво стикається з затримками в ухваленні рішень та відсутністю повної картини руху документів.

Безперервність роботи інформаційних систем стає критичною умовою стабільної діяльності організації. Збої в роботі серверного обладнання призводять до зупинки документообігу, затримки погоджень, порушення строків підготовки звітності та зростання операційних ризиків. Для багатофілійних структур навіть короткочасний простій може мати суттєві фінансові та репутаційні наслідки.

Зростання кількості прикладних систем у державних установах та великих компаніях призвело до поступового накопичення серверного обладнання в різних підрозділах. Часто окремі служби встановлювали власні сервери для вирішення локальних задач — бухгалтерського обліку, кадрового адміністрування, внутрішнього документообігу або обробки звітності. У підсумку ІТ-інфраструктура ставала надмірно розгалуженою, а витрати на її підтримку — непропорційними до фактичного навантаження.

Розгалужена структура підприємства або державної установи завжди створює додаткове навантаження на систему управління. Кожна філія формує власну ІТ-інфраструктуру, накопичує локальні бази даних, використовує відмінні підходи до обліку та документообігу. У результаті керівництво стикається з фрагментованістю інформації, затримками в отриманні звітності та підвищеними витратами на підтримку різнорідних систем.