Підвищення ефективності роботи в сучасних умовах є одним з головних завдань для керівника організації або підприємства. Одним з ефективних методів для досягнення цієї мети є впровадження інноваційних технологій для оптимізації внутрішніх процесів та підвищення конкурентоспроможності. Однією з таких технологій є BPM-системи.
Сергій Балашук, директор ТОВ «Айкюжн ІТ», 6 жовтня 2023 року, презентував клієнтам та партнерам систему Scriptum, розроблену фахівцями компаній, що входять до Intecracy Group. Зокрема, це компанія InBase, що має багаторічний досвід з розробки систем електронного документообігу та автоматизації ділових процесів. IQusion, яка є одним з провідних українських системних інтеграторів та розробників програмного забезпечення, надає клієнтам послуги з впровадження програмних продуктів, створених на базі Scriptum, а також розробку індивідуальних рішень.
Теоретичний екскурс
Як відомо, BPM (англ. Business Processes Management, управління бізнес-процесами) — концепція процесного управління організацією, що розглядає бізнес-процеси як особливі ресурси підприємства, що безперервно адаптуються до постійних змін. Вона покладається на такі принципи як, по-перше, зрозумілість і видимість бізнес-процесів в організації шляхом їх моделювання з використанням формальних нотацій, по-друге, використання програмного забезпечення для моделювання, симуляції, моніторингу та аналізу бізнес-процесів, з можливістю динамічної перебудови моделей бізнес-процесів силами учасників та засобами програмних систем. Якщо простіше, то BPM відповідає на питання де, коли, навіщо, як і яка робота виконується і хто відповідає за її виконання.
Бізнес-процес (або діловий процес) — цілеспрямована дія, що має завершальний характер та приводить до запланованого результату (виконання). Приклади ділових процесів: працевлаштування нової людини в організацію, здійснення фінансових операцій, балансування електроенергії, продаж товару тощо. В рамках концепції BPM система бізнес-процесів організації розбивається на скінченну послідовність кроків, їх властивості описуються, після чого впроваджується максимально можлива автоматизація.
Важливим є те, що BPM дозволяє «бачити та розуміти» організацію. Відтак, завдяки BPM-системам, бізнес-аналітики проєктують діаграми процесів будь-якої складності, в тому числі з врахуванням великої кількості розгалужень, специфічних правил чи вимог до бізнес-процесу. Завдяки цьому організація отримує чітко прописані регламенти, основна мета яких – це проведення уніфікації як діяльності компанії загалом, так і її підрозділів, кожного окремого співробітника чи програмного забезпечення для досягнення найкращих результатів.
BPMS (BPM System) — набір ІТ-інструментів та програм для вирішення завдань процесного управління. Власне Scriptum наразі і є однією з таких систем, одним з кращих продуктів на ринку. Функціонал BPM програм (застосунків, додатків) містить в собі проєктування бізнес-процесів, їх моделювання, виконання, моніторинг та загальну оптимізацію. Окрім того, за допомогою BPM можна виконати автоматизацію різних бізнес-процесів.
До системи Scriptum вбудований такий інструментарій, як BPMN (англ. Business Process Model and Notation) – система умовних позначень, що використовується для моделювання ділових процесів. Найголовніше перевага даного стандарту полягає в тому, що будь-яка діаграма бізнес-процесу (спроєктована з її допомогою) буде одночасно зрозуміла як пересічному користувачу програмного забезпечення, так і професійним бізнес-аналітикам. Окрім того, використання BPM на базі BPMN застосунків дозволяє організації зосередитися на важливих завданнях та покращити ефективність взаємодії зі своїми клієнтами, партнерами тощо.
Додаткові переваги BPM-системи Scriptum
1. Low-code
Основні налаштування системи та процесів (користувачі, оргструктура, інтерфейси, бізнес-процеси, об'єкти, документи, права доступу тощо) доступні для аналітиків бізнес-процесів та не вимагають спеціальних знань та знань мов програмування.
2. Масштабованість
Система поставляється в декількох редакціях (Standart і Enterprise) і може бути розгорнута як на СУБД PostgreSQL або MS SQL Server, так і на СУБД Oracle® Database або MS SQL Enterprise Edition, що масштабуються, що дозволяє побудувати системи з високим навантаженням і підвищеною відмовостійкістю.
3. Функціональність
Система має повний функціонал для комплексної автоматизації бізнесу, з можливістю постійного вдосконалення бізнес-процесів, що робить її лідером серед аналогічних продуктів.
4. Ціна застосування
Відсутність абонентських платежів (система купується один раз і назавжди) та можливість впроваджувати систему силами штатних аналітиків, робить платформу найбільш економічним рішенням серед продуктів аналогічного класу.
Що пропонує ТОВ «Айкюжн ІТ»
«Перевагою співпраці з нашою компанією є те, що ми пропонуємо не лише якісний продукт, а і власну експертизу, напрацьовану за понад 15 років роботи на ринку», — відзначає пан Балашук. Спеціалісти «Айкюжн ІТ» по-перше, виконують аналіз бізнес-процесів, по-друге, створюють прототип системи (макет процесу чи набору процесів, щоб клієнти бачили й розуміли, як буде виглядати майбутня система). По-трете, експерти компанії допомагають клієнту розробляти технічне завдання та документацію.
Після цього відбувається налаштування системи за узгодженими в технічному завданні бізнес-процесами. На етапі впровадженні відбувається навчання персоналу та тестування в реальних умовах.
Однак і це все не все. Scriptum дозволяє інтеграцію із продуктами, які вже використовуються в організації. Наприклад, це CRM-система, рішення для управління проєктами та завданнями, ПЗ для бухгалтерського обліку, рішення для закупівель і складування тощо.
Модулі Scriptum
До системи «з коробки» включено конструктор бізнес-процесів, конструктор форм, конструктор ярликів та реєстрів, конструктор інтеграцій та API, конструктор IDP. Окрім того, є готові модулі. Це, наприклад, «Календар» — він дозволяє створювати календарі та індивідуально налаштовувати в них відображення подій, відстеження та контроль завдань. Всі зустрічі, щоденні розклади, планування задач можна вести не у розрізнених сторонніх календарях, а у власній системі, куди все буде підтягуватися автоматично.
Інший приклад — модуль «Організаційна структура». Завдяки йому адміністратор може легко налаштувати організаційну структуру вашої компанії та додати туди всі організації, відділи, штатні підрозділи та інші атрибути. Це дозволить зафіксувати зони відповідальності співробітників та розподілити рівні доступу до документів, операцій тощо.
Також дуже корисним є готовий модуль під назвою «Генерація документів за шаблоном». Він дозволяє згенерувати будь-які документи – від договору купівлі-продажу до заяви на відпустку. Достатньо завантажити шаблон у систему та налаштувати модуль «Генерація за шаблоном» у маршруті документа. Наприклад, під час укладання угоди менеджеру не доведеться вручну вносити до договорів і актів усі деталі замовлення, суму, реквізити контрагента тощо. Система автоматично підставить ці дані з картки угоди, а менеджер отримає готовий файл із договором.
«Впровадження BPM-системи Scriptum може стати каталізатором для покращення продуктивності, ефективності та клієнтоорієнтованості роботи. Автоматизація, контроль, аналіз та оптимізація бізнес-процесів — це кроки, що дозволяють організації зростати, розвиватися і процвітати у динамічному та конкурентному економічному просторі», — говорить Сергій Балашук.
