UA EN
Підтримка

Впровадження документообігу

Налаштовуємо СЕД під процеси установи: маршрути, КЕП, архів, міграція, навчання і підтримка.

Напрями

Що входить

СЕД Megapolis.DocNet

Документообіг Megapolis.DocNet для організацій будь-якого рівня, зокрема держсектору.

Оцифрування

Сканування, розпізнавання, верифікація та імпорт/експорт документів.

Каталогізація

Гнучка структура каталогу документів, якою керує адміністратор.

Доступність

Швидкий пошук документів, ролі доступу й робота в браузері без привʼязки до робочого місця.

Навіщо СЕД

Документи губляться між підрозділамиПотрібен прозорий маршрут: хто готує, хто погоджує, хто підписує, хто контролює строк і де зберігається фінальна версія.
Статус доводиться зʼясовувати вручнуКерівник або виконавець не бачить повної картини без дзвінків, листування і ручних таблиць.
Архів є, але пошук складнийДокументи зберігаються в папках, сканах або різних системах, тому швидкий пошук і доказова історія дій відсутні.
Потрібна юридична значущістьКЕП, версійність, журнал дій, доступи, вимоги захисту та інтеграції мають працювати не окремо, а як один процес.

Етапи та результати

Обстеження документообігу

Фіксуємо типи документів, маршрути, ролі, довідники, строки й наявні системи. На виході — карта документних процесів із точками контролю.

Модель документів і ролей

Описуємо картки, атрибути, статуси, шаблони, права доступу та правила контролю. На виході — узгоджена модель документів і ролей.

Налаштування СЕД

Конфігуруємо маршрути, задачі, резолюції, пошук, журнали й робочі простори. На виході — налаштований контур СЕД.

Міграція та архів

Готуємо структуру електронного архіву, імпорт, індексацію, розпізнавання й контроль якості. На виході — мігровані дані й архів.

КЕП та інтеграції

Підключаємо підпис, зовнішній обмін, API, реєстри, пошту, облік і HR. На виході — підключені інтеграції з юридичною значущістю.

Пілот, навчання, старт експлуатації

Запускаємо пілот, навчаємо користувачів і масштабуємо систему. На виході — навчені користувачі та модель супроводу: SLA, моніторинг і розвиток.

Документи й дані

01

СЕВ ОВВ

Обмін документами з органами виконавчої влади у регламентованих сценаріях.

02

Пошта НБУ

Підключення офіційних каналів обміну для фінансових та державних організацій.

03

Deals, Вчасно, ПТАХ

Зовнішній документообіг, контракти, підписання та обмін із контрагентами.

04

CRM, ERP, BPM, HR

Звʼязок документів із фінансами, кадрами, процесами, задачами та управлінським обліком.

05

Реєстри та довідники

Єдині ідентифікатори, організаційна структура, класифікатори, адресати, контрагенти й ролі.

06

Аналітика та звітність

Дані про строки, навантаження, виконання, прострочення, архів і якість процесів.

чому ми

Переваги IQusion

Типовий підрядник

Ризик
«Коробкова» СЕДНе враховує номенклатуру, маршрути й регламенти конкретної установи.
Без юридичної значущостіКЕП і строки зберігання додають наприкінці, якщо взагалі.
Острівна системаСЕД не пов’язана з реєстрами, кадрами й обліком — подвійне введення.
Підтримка зникаєПісля старту немає кому підтримувати, оновлювати й адаптувати систему.

IQusion

Рекомендовано
СЕД під структуру установиМаршрути погодження, ролі та номенклатура — під реальну структуру установи.
Юридична значущістьКЕП, журнали та строки зберігання закладені в архітектуру з початку.
Інтеграція з системамиЗв’язок із реєстрами, кадровими й обліковими системами без подвійного введення.
Довгострокова підтримкаОдин підрядник відповідає за СЕД у продакшені, зміни регламентів і розвиток системи.
FAQ

Часті запитання

Так. Маршрути, ролі та номенклатура налаштовуються під реальну структуру установи, а не нав’язуються «коробковим» шаблоном.
КЕП, журнали дій і строки зберігання закладаються в архітектуру СЕД із самого початку, відповідно до вимог.
Так. Інтегруємо СЕД із реєстрами, системою електронної взаємодії, кадровими й обліковими системами — без подвійного введення даних.
Переносимо наявні документи й довідники в межах окремого етапу міграції з перевіркою цілісності даних.
досвід

Сценарії з нашої практики

Анонімізовані приклади: що заважало замовнику, що змінили й який результат. Не привʼязуємо до конкретних клієнтів через NDA.

Установа

Документи на папері

Проблема

Узгодження йшло на папері, статус документів був непрозорим.

Що зробили

Впровадили СЕД Megapolis.DocNet з маршрутизацією, КЕП і контролем виконання та інтегрували її із СЕВ ОВВ для міжвідомчого обміну.

Результат

Погодження прискорилось, документи ходять між установами, статус видно одразу.

Велика організація

Архів був недоступним

Проблема

Паперовий архів займав місце, пошук документів тривав довго.

Що зробили

Оцифрували й каталогізували архів, налаштували повнотекстовий пошук.

Результат

Документи доступні онлайн, пошук — за секунди.

Держпідприємство

Бракувало підтримки після старту

Проблема

Після старту СЕД бракувало підтримки й адаптації під зміни.

Що зробили

Організували підтримку, навчання й адаптацію системи під нові регламенти.

Результат

Система розвивається разом із процесами установи.

Новини за напрямом

Усі за темою →
Обговоримо задачу Опишіть задачу — запропонуємо підхід, інтеграції та строки. Потрібна технічна підтримка?
Звʼязатися →

Інші послуги

ІТ-консалтинг Розробка софту Системна інтеграція Автоматизація процесів Кібербезпека / Захист ІКС