Документообіг та архів

Цифровізація та менеджмент документів

Наша система електронного документообігу Megapolis.DocNet дозволяє організувати менеджмент документів в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності, включаючи державний сектор

Завантаження документів

Сканування, зацифрування, розпізнання, верифікація та імпорт-експорт даних за допомогою програмно-апаратних рішень

Каталогізація

Усі архівні та поточні документи надходять у відповідні розділи каталогу, які створює та змінює адміністратор

Доступність інформації

Програмна платформа витримує великі навантаження на слабких серверах, а будь-який документ доступний миттєво

Ключові переваги

Надійне зберігання документів – наявність систем резервного копіювання і відновлення даних
Виключення зносу / втрат оригіналів паперових документів
Забезпечення цілісності інформації, у тому числі можливість зберігання всіх версій документів
Можливість шифрування
Регламентація прав доступу до документів
Можливість відновлення і перегляду архівних віддалених документів
Реєстрація та зберігання всіх дій із конкретним документом
Захист від несанкціонованого доступу до документів, умисного або випадкового знищення інформації

Прискорення та керованість

СЕД забезпечує доступність інформації, своєчасне й оперативне прийняття рішень, відстеження документа на всіх етапах його життєвого циклу

Оптимізація ділових процесів

Підвищується загальний рівень якості підготовки документів та процесу їх проходження, збільшується контроль виконавчої дисципліни

Спільна робота над документами

СЕД дозволяє розмежування повноважень та доступу, а також опрацювання документів одночасно кількома працівниками

Каталогізація та швидкий пошук

Використання КЕП

У паперовому документі підпис об’єднано з носієм, але не зі змістом документа. Наприклад, якщо на підписаних власноруч першому та останньому аркушах знаходиться лише частина тексту документа, то можна стверджувати, що власноручний підпис не свідчить про цілісність змісту та структури документа.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) у системі Megapolis.DocNet забезпечує цілісність і автентичність документа, оскільки створюється з урахуванням структури та змісту документа й унеможливлює внесення жодних змін. Згідно з законодавством КЕП (можливе паралельне використання ключів українських АСЦК і RSA) прирівнюється до власноручного підпису та визнається у всіх органах державної влади, включаючи суди.

Електронний архів

Megapolis.DocNet дозволяє організувати та структурувати оцифровані дані, швидко здійснювати пошук і налагодити одночасну роботу незалежно від територіальної віддаленості користувачів. Навіть якщо документи зберігаються у паперовому вигляді, функціонал СЕД дозволяє їх сканувати, розпізнати та зберігати.

Після цифровізації документів проводиться індексація бази даних, їх каталогізація. Перевагою Megapolis.DocNet є Web-орієнтованість. Це означає, що організації не потрібно витрачати значні кошти на оновлення матеріально-технічної бази — уся робота відбувається через браузер. Можливо перенести усю інформацію у хмару, що значно зменшує витрати. Окрім того, система не вимагає значних серверних потужностей.

Робота в режимі offline

Конструктор звітів

Корпоративний чат

Можливість побудови КСЗІ

Шаблони і робота з ними

Захист інформації

Cховище документів

Конструктор оргструктури

API для інтеграції

Технічні умови для розгортання та роботи

Мінімальні технічні вимоги до серверу:

ОС: не нижче Microsoft Windows 2012 Server R2 Std x64 Eng або Ubuntu / CentOS

Від 128 кбіт/с між сервером і робочою станцією

Процесор – 2 Core 2.00 ГГц і вище

ОЗУ – 4 ГБ

Вільний простір на диску – 200 ГБ

Мінімальні технічні вимоги

Процесор – 2 Core 2.00 ГГц (і вище)

ОЗУ – від 2 ГБ

Браузер – Google Chrome (рекомендовано)

Система підтримує такі бази даних:

Oracle 11.2.0.4 x64 Std Server (і вище)

Oracle 11.2.0.4 x86 Std Client

PostgreSQL 9.4

MS SQL Server 2008R2 (і вище)

SQL Native client

Електронний документообіг

Системи для роботи з документами та їх зберігання відповідно до вимог законодавства