Чому скан-копії — не електронний документообіг: розвінчуємо міфи

У багатьох компаніях і досі вважають, що сканувати паперові документи — це вже електронний документообіг (ЕДО). Але це — небезпечна ілюзія. У 2025 році така практика більше шкодить, ніж допомагає.

Команда IQusion, що понад 15 років впроваджує системи ЕДО в бізнесі та держустановах, пояснює, у чому ключова різниця між скан-копією і повноцінним електронним документом, та чому просте сканування — не гарантія збереження, безпеки чи юридичної сили.

Міф 1. «Скан достатньо для архіву»

Реальність: Скан — це лише зображення. Він не містить структурованих метаданих, не має статусу, підпису, дати надходження чи обробки.

📌 У разі перевірки або судової справи такий файл не матиме юридичної сили без підтвердження його автентичності та прив’язки до процесу.

Міф 2. «Сканування документів = цифровий архів»

Реальність: Без системи документообігу ви просто накопичуєте хаотичні PDF-файли в теках. Це не архів, а цифровий хаос.

• Жодного контролю термінів зберігання
• Неможливість пошуку за змістом або реквізитами
• Немає історії змін, дій, погоджень

Міф 3. «Скановані документи підписувати не потрібно»

Реальність: Без КЕП (кваліфікованого електронного підпису) скан не є офіційним електронним документом.

🛡️ ЕДО передбачає:

• формалізований формат документів (XML, PDF/A тощо);
• використання КЕП для підпису та підтвердження дійсності;
• зв'язок із внутрішнім процесом (погодження, погодження відмови тощо).

Міф 4. «Можна спочатку підписати, потім відсканувати»

Реальність: Після сканування втрачається підтвердження автентичності підпису. Для цього і створено КЕП.

КЕП:

• унікальний для кожного підписувача;
• містить відмітку часу та дані сертифіката;
• забезпечує цілісність документа (неможливо змінити без втрати підпису).

Що таке справжній електронний документообіг?

Це система, яка забезпечує:

• створення документа у цифровому вигляді (через форму або автоматично);
• його проходження через чітко визначений процес (погодження, підписання, зберігання);
• використання КЕП замість підписів на папері;
• архівацію з усіма метаданими та журналами дій.

І найважливіше — усі ці дії відбуваються в єдиному середовищі (наприклад, у Scriptum), без переходів у пошту, Excel чи паперові чернетки.

IQusion: автоматизація, яка працює правильно

Ми впроваджуємо повноцінні системи ЕДО для:

• бізнесу будь-якого масштабу;
• органів місцевого самоврядування та держструктур;
• проєктів, де критичне збереження і контроль документів (тендери, закупівлі, будівництво).

Наші рішення базуються на таких платформах як Scriptum, Megapolis.DocNet та інтегруються з іншими інформаційними системами.

***

Скан-копія ≠ електронний документ. Щоб ваш документообіг став по-справжньому цифровим, потрібна система, підписи КЕП і налаштовані процеси.

IQusion допоможе вам перейти до справжнього ЕДО — швидко, надійно та законно.

Залиште «псевдоцифру» у минулому — зв’яжіться з нами та побудуйте документообіг, якому можна довіряти.