Як адаптувати електронний документообіг після зміни структури установи
Після реорганізації документ може піти на погодження керівнику ліквідованого підрозділу, а новий відповідальний — залишитися без доступу до вкладень. Разом із довідником підрозділів потрібно оновити маршрути, права доступу й правила роботи з документами, які вже перебувають на погодженні.
Зіставте старі й нові зони відповідальності
Для кожного маршруту, якого торкнулася реорганізація, визначте, хто реєструє документ, хто погоджує, хто підписує та хто виконує доручення. Зафіксуйте також, хто заміщує кожного учасника. Якщо функції одного відділу розподілили між двома, погодьте, за якою ознакою система обиратиме маршрут. Це може бути вид документа, категорія заявки або підрозділ-ініціатор.
Окремо розберіть документи в роботі
Перед перемиканням складіть перелік відкритих завдань із поточним етапом, виконавцем і строком. Визначте, які документи можна завершити за старим маршрутом, а які потрібно передати новому відповідальному. Після передачі звірте строки, доступ до вкладень та історію погоджень.
Наприклад, якщо господарський відділ розділили на закупівлі та експлуатацію, нові заявки на обладнання можна спрямовувати до закупівель. Для заявки, що вже пройшла фінансове погодження, перевірте, чи зберігається воно після передачі та чи відповідає це правилам установи.
Перевірте зміни під ролями користувачів
Проведіть контрольні документи від реєстрації до завершення під обліковими записами учасників процесу. Для приймання змін перевірте чотири сценарії.
- Новий документ. Завдання надходить до відповідального підрозділу, а виконавець бачить документ і вкладення.
- Документ у роботі. Після передачі новий виконавець бачить поточний етап і строк, а попередні дії доступні в історії.
- Повернення та заміщення. Повернений документ отримує автор, а за відсутності погоджувача завдання надходить призначеному заступнику.
- Права доступу. Працівник відкриває матеріали, потрібні для нової ролі, а доступ до документів попереднього підрозділу відповідає погодженим правилам.
Після запуску звірте перші реальні документи з погодженими маршрутами. Окремо перегляньте завдання без виконавця та документи, що затрималися на етапі погодження.
