Наразі використання найбільш оптимальних та ефективних методів управління даними та інформацією є ключовим для успіху будь-якого підприємства. Один із засобів досягнення цієї мети — це впровадження електронного архіву, який має ряд переваг порівняно з традиційними паперовими системами. Про це сьогодні, 9 жовтня 2023 року, розповів директор ТОВ «Айкюжн ІТ» Сергій Балашук під час презентації нових послуг та можливостей компанії.
За словами експерта, система електронного документообігу Megapolis.DocNet дозволяє організувати менеджмент документів в компаніях будь-якого рівня і різних галузей діяльності, включаючи державний сектор. Окрім того, є можливість реалізації функції електронного архіву на базі програмного продукту Megapolis.Repository. Ця технологія призначена для автоматизації процесів роботи з нормативними та іншими типами документів, а також для ведення електронного архіву в комерційних і державних структурах. Система Megapolis.Repository охоплює всі етапи життєвого циклу документів: від створення шаблонів і проєктів до організації зберігання документів із можливістю використання електронного цифрового підпису.
Основні переваги електронного архіву
1. Оперативність та доступність інформації
Електронні документи зручно зберігати, шукати та обробляти. Вони завжди доступні і можуть бути надіслані або отримані негайно, що сприяє оперативності ділових процесів та поліпшенню співпраці між відділами і партнерами.
2. Зниження витрат
Електронний архів дозволяє зекономити кошти на придбання паперу, принтерів, канцелярських товарів та простору для зберігання документації. Значно зменшуються витрати на персонал, який би обробляв та зберігав паперові документи.
3. Безпека даних
Електронні документи можна захищати паролями, шифруванням та іншими засобами інформаційної безпеки, що мінімізує ризик втрати, крадіжки або навмисного знищення інформації.
4. Оптимізація простору
Застосування електронних архівів дозволяє звільнити значний офісний простір, який раніше використовувався для зберігання паперових документів, і використати його більш раціонально.
5. Екологічність
Мінімізація використання паперу сприяє збереженню лісів та зменшенню кількості відходів, що позитивно впливає на навколишнє середовище.
6. Легкість архівації та бекапу
Систематичне резервне копіювання та архівація електронних документів може бути автоматизованою та не вимагає значних трудових витрат.
7. Контроль версій документів
Електронні системи дозволяють легко відстежувати зміни у документах, зберігаючи історію їх версій та сприяючи забезпеченню консистентності даних.
8. Легальність
З урахуванням законодавства України, електронні документи, підписані КЕП (кваліфікованим електронним підписом), мають таку ж юридичну силу, як і паперові.
«У світлі вищезазначених переваг, реалізація електронного архіву на українських підприємствах та в організаціях державної та місцевої влади є важливим кроком на шляху до технологічного та оперативного вдосконалення управління інформаційними процесами. Електронна документація відкриває широкі можливості для оптимізації робочих процесів, заощадження ресурсів та покращення якості обслуговування клієнтів та партнерів», — відзначає директор ТОВ «Айкюжн ІТ» Сергій Балашук.
