Обробка вхідної кореспонденції: автоматизація без зусиль

Навіть у 2025 році багато організацій обробляють вхідну кореспонденцію вручну: реєструють у Excel, переносять у месенджери, пересилають на пошту. Через це губляться документи, зриваються терміни, а працівники перевантажені.

Команда IQusion пояснює, як автоматизувати обробку вхідної пошти без змін у штаті та без впровадження важких ECM-систем. Ключ — у правильному процесі та сучасних інструментах, таких як система електронного документообігу (СЕД).

📬 Типові проблеми з вхідною поштою

• Документи надходять на кілька поштових скриньок
• Немає єдиного журналу реєстрації
• Втрачається контроль, кому і коли передано лист
• Ризик пропуску важливого звернення або відповіді
• Жодної аналітики або звітності

✅ Як виглядає автоматизований процес у СЕД

🗂️ 1. Реєстрація листа (електронного або сканованого)
— Через просту форму оператор вводить тип документа, дату, відправника, короткий зміст, додає вкладення (PDF, Word, ZIP тощо).

🔀 2. Автоматичне призначення відповідального
— На основі типу документа або ключових слів система визначає, кому передати лист (керівнику, відділу, посадовій особі).

📌 3. Встановлення терміну відповіді
— Кожен документ отримує контрольний строк — за шаблоном або вручну.

📤 4. Повідомлення про новий документ
— Відповідальний отримує повідомлення на пошту або у системі.

🧾 5. Ведення журналу та архіву
— Усі листи фіксуються в реєстрі з фільтрами, пошуком і статусами виконання.

💡 Що це дає — без змін у штаті

• Канцелярія працює у знайомому форматі, але швидше
• Керівники не витрачають час на ручне розсилання
• Юристи не пропускають дедлайнів
• IT-відділ не перевантажений — усе налаштовується без коду

І все це — без розширення штату, додаткових посад чи складних регламентів.

🔧 Як це реалізує IQusion

Ми впроваджуємо готовий модуль вхідної пошти в системі електронного документообігу (СЕД), який:

• Налаштовується за 3–5 днів
• Працює через вебінтерфейс (навіть з планшета)
• Має шаблони для типових листів (звернення, повідомлення, скарги)
• Інтегрується з поштою, сканерами або КЕП

Можливе поетапне впровадження: спершу для паперової кореспонденції, згодом — для електронної, а потім — автоматичний облік відповідей.

📊 Результат для організації

• 100% вхідної кореспонденції зафіксовано й під контролем
• Жодного пропущеного терміну відповіді
• Аналітика: скільки листів, у які відділи, середній час обробки
• Прозорість: керівник бачить історію кожного листа

Автоматизація вхідної кореспонденції — це не про зміну штату, а про зміну підходу. Замість ручної плутанини ви отримуєте цифровий процес, який не дає втратити жоден документ.

Звертайтесь до IQusion — і ми впровадимо для вас систему, яка працює з першого дня. Просто, швидко, без зайвого навантаження.