Один документ — одне джерело істини: як прибрати дублювання даних між системами

Коли в організації одночасно працюють система електронного документообігу, профільні реєстри та кілька довідникових підсистем, дублювання даних виникає майже неминуче. Співробітники вводять одні й ті самі реквізити в різних формах, копіюють інформацію між документами, вручну звіряють довідники. Це створює помилки, спірні версії та зайве навантаження на процеси.

У цій публікації розглядається підхід до інтеграції СЕД із реєстрами та довідниками з метою забезпечення єдиної логіки даних: щоб документ “знав” правильні реквізити, а системи не зберігали паралельні копії одного й того самого. Акцент — на стандартизації обміну, розмежуванні відповідальності за дані та стабільній експлуатаційній моделі.

Чому дублювання не є дрібною проблемою

Дублювання починається з невеликих розбіжностей: різні написання організації, застарілі коди підрозділів, невідповідність адрес або статусів. Далі проблема стає системною: два документи містять різні “правильні” значення, а рішення приймаються на основі неповної або некоректної інформації.

ТОВ «Айкюжн ІТ» у практиці інтеграційних проєктів найчастіше бачить джерело проблеми в тому, що довідники “живуть” у кількох місцях одночасно. Один підрозділ оновлює дані в СЕД, інший — у реєстрі, а треті працюють із локальними таблицями. Результат — постійні уточнення та ручні звірки.

Вирішення починається з визначення: які дані є первинними, де їх ведуть, хто за них відповідає, і в який спосіб інші системи мають їх використовувати без дублювання.

Єдині довідники та правила відповідальності

У 2016 році уніфікація довідників і класифікаторів стає базовою умовою для масштабованих систем. Для ключових довідкових наборів (організації, підрозділи, ролі, типи документів, класифікатори) визначається єдине джерело ведення та порядок оновлення.

IQusion впроваджує модель, де СЕД не дублює довідники “на свій розсуд”, а отримує їх через регламентовані інтерфейси. Це дозволяє документам підставляти коректні значення автоматично та зменшує кількість ручного введення.

Для стабільності важливо не лише “підключити довідник”, а й забезпечити контроль змін: хто має право оновлювати, як фіксується історія правок, як довідник розповсюджується на підлеглі підсистеми, як обробляються винятки.

Інтеграція СЕД із реєстрами через стандартизований контур

Щоб уникнути паралельних копій, інтеграція будується через інтеграційну платформу та API-шлюзи. СЕД звертається до реєстрів і сервісів за даними через стандартизовані запити, а не через прямі підключення до баз.

ТОВ «Айкюжн ІТ» застосовує підхід із чітким розмежуванням: реєстри залишаються джерелом фактових даних, СЕД — середовищем процесів і документів, а інтеграційний контур забезпечує узгоджений обмін. Це знижує ризики неконтрольованих змін і спрощує супровід.

Додатково реалізуються механізми протоколювання запитів: фіксується, коли й хто отримував дані, які значення підставлялись у документ, які перевірки виконувались. Це важливо для аудитованих процесів і розбору спірних ситуацій.

Експлуатаційні правила: синхронізація, перевірки, контроль якості

Інтеграція дає ефект лише тоді, коли вона підтримується експлуатаційно. Потрібні регламенти синхронізації довідників, графіки оновлення, контроль коректності даних і механізми оповіщення про відхилення.

IQusion доповнює інтеграційні рішення централізованим моніторингом: відстежується доступність реєстрів, час відповіді сервісів, стабільність API, а також статистика помилок під час підстановки довідкових значень. Це дозволяє вчасно реагувати на проблеми, перш ніж вони стануть “робочою нормою”.

Практика показує: коли довідники та реєстри стають єдиним джерелом даних для документів, організація отримує менше ручної роботи, менше суперечливих версій і вищу якість управлінських рішень. Документ перестає бути “копією з невідомого джерела” і перетворюється на контрольований елемент єдиного інформаційного середовища.