Чим відрізняється КЕП від звичайного підпису — і що це означає для ваших процесів

У 2025 році кваліфікований електронний підпис (КЕП) став звичною практикою для бізнесу, держустанов і навіть окремих працівників. Але досі багато хто плутає його зі «сканом підпису», «погодженням у месенджері» або «натисканням кнопки в системі».

Команда IQusion пояснює, у чому полягає принципова різниця між КЕП та іншими формами «електронного погодження» — і чому саме КЕП гарантує юридичну силу, безпеку та автоматизацію у ваших процесах.

🔐 Що таке КЕП?

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — це цифровий підпис, створений із використанням захищеного носія (токена, хмари чи смарт-карти) та сертифіката від акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК).

📌 Він є аналогом власноручного підпису у юридичному сенсі, згідно із законом України «Про електронні довірчі послуги».

КЕП забезпечує:

• ідентифікацію підписувача;
• цілісність документа (неможливо змінити після підпису);
• відмітку часу (timestamp);
• доказ юридичної значущості при аудиті або суді.

📄 А що таке «звичайний електронний підпис»?

У побуті до «електронного підпису» часто відносять:

• скан підпису, вставлений у PDF чи Word;
• натискання кнопки «Затвердити» в системі;
• узгодження в листуванні, месенджері тощо.

⚠️ Ці дії не мають юридичної сили без додаткових доказів. У випадку конфлікту або перевірки — такі документи можуть бути визнані недійсними.

🔍 Основні відмінності КЕП і «псевдопідпису»

⚙️ Що це означає для ваших процесів?

• Погодження договорів, актів, наказів — лише КЕП дозволяє уникнути друку й ручних підписів.
• Автоматизація — система може перевіряти підпис, автоматично ставити статуси та зберігати лог дій.
• Економія — відсутність потреби в друці, скануванні, доставці документів.
• Прозорість і відповідальність — чітко видно, хто й коли підписав документ.

Платформи на кшталт Scriptum, які впроваджує IQusion, вже підтримують повноцінну роботу з КЕП, зокрема хмарний підпис, OTP-ідентифікацію та інтеграцію з українськими АЦСК.

IQusion: впроваджуємо ЕДО із КЕП правильно

Ми допомагаємо:

• налаштувати КЕП-процеси у внутрішньому документообігу;
• інтегрувати підпис із вашими платформами;
• забезпечити збереження та контроль над усіма етапами погодження;
• навчити працівників безпечно користуватись підписом.

КЕП — це не складно. З нами він працює просто, швидко й надійно. Лише КЕП гарантує, що ваш документ — дійсний, захищений і юридично значущий. Не ризикуйте важливими файлами — зв’яжіться з IQusion, і ми налаштуємо вам процеси під ключ.