Безпека системи електронного документообігу: головні рекомендації та найкращі практики

Електронний документообіг змінює спосіб управління документацією в компаніях, проте водночас відкриває нові виклики в області безпеки. Забезпечення конфіденційності, цілісності та доступності документів стає критично важливим завданням. Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group, розповів 13 жовтня 2023 року під час презентації для клієнтів основні рекомендації та кращі практики для забезпечення безпеки електронного документообігу.

1. Шифрування даних

Рекомендація: 

Використовуйте сучасні алгоритми шифрування для захисту документів під час передачі та зберігання.

Краща практика:

Шифруйте не тільки документи, але і з'єднання між користувачами та серверами.

2. Контроль доступу

Рекомендація:

Встановіть систему контролю доступу, яка дозволить регулювати, хто і як може працювати з документами.

Краща практика:

Використовуйте багаторівневу аутентифікацію та встановіть обмеження за ролями користувачів.

3. Резервне копіювання

Рекомендація:

Регулярно створюйте резервні копії документів, щоб запобігти їх втраті.

Краща практика:

Зберігайте резервні копії в різних місцях (наприклад, в хмарі та на фізичних серверах).

4. Цифровий підпис

Рекомендація:

Використовуйте цифрові підписи для підтвердження автентичності та цілісності документів.

Краща практика:

Навчіть користувачів розуміти та перевіряти цифрові підписи.

5. Аудит та моніторинг

Рекомендація:

Ведіть протоколи доступу до документів, щоб могти відстежувати всі дії користувачів.

Краща практика:

Регулярно перевіряйте протоколи доступу, шукайте аномалії та реагуйте на можливі порушення.

6. Оновлення та патчі

Рекомендація:

Регулярно оновлюйте програмне забезпечення, що використовується для електронного документообігу.

Краща практика:

Встановлюйте автоматичні оновлення та перевіряйте наявність патчів для виявлених уразливостей.

7. Навчання користувачів

Рекомендація:

Навчайте співробітників основам безпеки та надавайте рекомендації щодо безпечного використання системи.

Краща практика:

Організовуйте регулярні тренінги з безпеки та перевіряйте рівень знань співробітників.

«Впровадження системи електронного документообігу — це не лише технологічний процес, але й процес організаційного розвитку. Забезпечення безпеки даних в такій системі є важливою складовою успіху. Дотримання вищенаведених рекомендацій та практик допоможе вашій компанії ефективно та безпечно», — відзначає Михайло Віговський.