Електронний документообіг для місцевої влади — зростання прозорості та ефективності роботи

Можливості електронного документообігу ефективно використовуються в сучасному діловодстві. І місцеві органи влади не є виключенням. І хоча ще далеко не кожен з них встиг повноцінно диджиталізуватись, більшість або розглядає таку можливість, або думає над оновленням наявних рішень на більш сучасні.

Сьогодні, 21 листопада 2023 року, директор ТОВ «Айкюжн ІТ» Сергій Балашук провів презентацію можливостей системи електронного документообігу для місцевих органів влади (МОВ) та розповів про особливості впровадження новітніх технологій для цього типу організацій.

Експерт відзначив, що наразі робота органів місцевого самоврядування має узгоджуватися із ритмом життя суспільства та відповідати його запитам. Для забезпечення кращої взаємодії між населенням, підприємствами, установами, організаціями, МОВ потребують впровадження електронної системи документообігу, яка забезпечуватиме обмін документами між усіма структурними підрозділами.

Завдяки використанню електронних документів замість паперових:

• значно скорочуються терміни їхньої підготовки та виконання;
• забезпечується прозорість та контрольованість на будь-якому етапі роботи;
• підвищується рівень захисту від несанкціонованого доступу;
• розширюються можливості контентного наповнення завдяки мультимедійним даним;
• скорочуються витрати на папір, друк та зберігання фізичних документів.

Впровадження електронного документообігу в громадах передбачає кілька ключових етапів, кожен із яких має свої особливості:

Аналіз потреб та обґрунтування

Перший етап — це детальний аналіз потреб громади щодо електронного документообігу. З’ясовуються обсяги та типи документів, які потрібно обробляти, ідентифікуються ключові потреби та вимоги користувачів. На основі зібраних даних формулюються аргументи для впровадження системи електронного документообігу.

Вибір та розроблення системи

Обирається відповідна система електронного документообігу. Це може бути вже готове програмне рішення або розроблення власної системи на основі потреб та вимог громади. Важливо враховувати відповідність системи стандартам безпеки та дотримання законодавства про е-документи.

Підготовка та навчання персоналу

Успішне впровадження електронного документообігу вимагає підготовки персоналу, який буде з ним працювати. Працівники громади мають здобути знання та навички щодо роботи із системою, ознайомитися з процедурами та правилами використання.

Тестування та впровадження

Перед повним впровадженням системи необхідно провести тестування, щоб виявити та усунути можливі помилки та недоліки. Система електронного документообігу запроваджується поступово, починаючи з обмеженої кількості документів.

Моніторинг та підтримка

Після впровадження важливо забезпечити постійний моніторинг роботи системи та підтримку користувачів. Виявлені проблеми чи недоліки повинні бути оперативно виправлені, а персонал громади має отримувати допомогу та підтримку при роботі із системою.

Оцінювання результатів та подальший розвиток

Оцінювання результатів впровадження допоможе визначити ефективність системи електронного документообігу та виявити можливі шляхи її подальшого розвитку та удосконалення. Цей етап дає змогу зробити висновки про позитивні зміни та перспективи для громади в майбутньому.

Як обирати СЕД та допоміжне програмне забезпечення

Варто враховувати кілька ключових критеріїв:

Мета запровадження СЕД

Важливо чітко визначити, які саме завдання громада планує вирішити за допомогою електронного документообігу. Деякі СЕД можуть бути спрямовані на поліпшення внутрішніх процесів, інші — на взаємодію з громадянами або забезпечення прозорості та публічності діяльності. Рішення від ТОВ «Айкюжн ІТ» є універсальними, тобто, відповідають і першій, і другій вимогам.

Структура й масштаб громади

Великим громадам, що обслуговують значну кількість жителів, можуть знадобитися потужніші СЕД із більшим функціоналом. Для менших громад можуть підходити більш прості (компактні) рішення. Спеціалісти ТОВ «Айкюжн ІТ» готові запропонувати обидва варіанти. Все залежить від потреб замовника.

Рівень підготовки власних ресурсів

Впровадження СЕД може вимагати додаткових зусиль від громади, таких як навчання персоналу, адаптація робочих процесів, інтеграція з наявними системами. Важливо з’ясувати, чи володіє громада достатнім рівнем підготовки для успішної реалізації СЕД. Інший варіант — розробник системи проводить навчання на етапі впровадження, а також має змогу надавати послуги з інтеграції систем.

Щоб зробити більш обґрунтований вибір, громадам варто звернутися до професіоналів із диджиталізації або інших громад, які вже успішно впровадили електронний документообіг.

Підготовка персоналу органів місцевого самоврядування

ТОВ «Айкюжн ІТ» під час впровадження СЕД надає наступні додаткові послуги:

• Навчання. Ми організовуємо навчальні семінари з використання електронного документообігу, під час яких детально розповідаємо про переваги та можливості нового інструмента.
• Зрозумілі та докладні посібники. Вони допомагають персоналу крок за кроком ознайомитися з процедурами та функціями.
• Підтримка рівня знань. Це забезпечується завдяки регулярним тренінгам, направленим на посилення навичок і вирішення нагальних питань. 

Також ТОВ «Айкюжн ІТ» забезпечує можливість для співробітників звертатися за допомогою та консультаціями щодо роботи з електронним документообігом, надаючи підтримку за допомогою власної служби «Гаряча лінія».

«Впровадження електронного документообігу в громадах допомагає створити прозору, відкриту та ефективну спільноту, де громадяни активно впливають на прийняття рішень та співпрацюють з органами місцевого самоврядування для досягнення спільних цілей», — відзначає директор ТОВ «Айкюжн ІТ» Сергій Балашук.