Електронний архів від «Айкюжн ІТ»: головні переваги та правовий аспект

Сьогодні, 20 листопада 2023 року, в офісі ТОВ «Айкюжн ІТ» директор компанії Сергій Балашук провів презентацію переваг та можливостей технологій для електронного архіву, які впроваджує наша компанія.

Електронний архів є важливим інструментом для роботи організацій різної форми власності та розміру. Ця технологія надає численні переваги порівняно з традиційними методами зберігання даних.

Основні переваги електронного архівування

1. Підвищення ефективності: Електронний архів дозволяє швидко знаходити та відновлювати документи, забезпечуючи легкий доступ до інформації. Це значно скорочує час, необхідний для пошуку фізичних документів та підвищує продуктивність співробітників.

2. Заощадження місця: Традиційні методи зберігання вимагають значних ресурсів з точки зору приміщення (розмір, підтримання температури, безпека, протипожежні заходи тощо). Електронні архіви мінімізують потребу у фізичному просторі, оскільки вони зберігають дані в цифровому форматі.

3. Безпека даних: Електронні архіви забезпечують вищий рівень безпеки порівняно з фізичними архівами. Вони дозволяють використовувати шифрування та інші технології безпеки для захисту конфіденційної інформації.

4. Масштабованість: Електронні архіви легко масштабуються, дозволяючи організаціям легко розширювати свої бази даних у міру зростання обсягів інформації.

5. Зменшення витрат: Хоча процедура впровадження електронного архіву вимагає початкових інвестицій, досить швидко він дозволяє знизити витрати на папір, друк, та фізичне зберігання.

6. Підтримка дистанційної роботи: Наразі віддалена робота набуває все більшого значення. Електронні архіви дозволяють співробітникам доступ до необхідних документів з будь-якого місця.

Правовий аспект

Відповідно до статті 13 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, використання електронних архівів передбачає кілька ключових вимог:

• Доступність інформації, що міститься в електронних документах, для подальшого використання;
• Забезпечення можливості відновлення електронного документа в його початковому форматі;
• Зберігання інформації, яка встановлює походження та призначення електронного документа;
• Проте важливо зазначити, що зберігання документів на електронних носіях повинно відповідати стандартам і забезпечувати цілісність документів.

Цей законодавчий контекст чітко демонструє переваги електронного архіву, особливо при використанні системи електронного документообігу. Рішення від компаній Intecracy Group, які впроваджує ТОВ «Айкюжн ІТ», відповідають вимогам закону, сприяють впровадженню ефективних робочих процесів та раціональному використанню ресурсів.

«Впровадження електронного архіву є ключовим кроком для великих організацій, що прагнуть оптимізувати свої процеси управління документацією та підвищити загальну ефективність роботи», — підсумував Сергій Балашук.