Електронний документообіг для підприємств: Михайло Віговський розповів про переваги технології

Електронний документообіг — це сучасний підхід до управління документами в компанії, який базується на використанні цифрових технологій. На відміну від традиційного паперового документообігу, електронний дозволяє оптимізувати робочі процеси, покращити комунікацію між співробітниками та зекономити ресурси. Ці та інші тези висловив 11 жовтня 2023 року Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group, під час презентації переваг технології для українських підприємств різної форми власності.

Що таке електронний документообіг?

Електронний документообіг — це система, що включає створення, обробку, зберігання, передачу та використання документів у електронному форматі. За допомогою спеціалізованих програмних засобів компанії можуть автоматизувати багато рутинних операцій, пов'язаних із документами.

Переваги електронного документообігу для підприємств:

1. Економія часу
швидкий пошук потрібних документів, автоматичне формування документів за шаблонами, спрощення процесу затвердження.

2. Ефективність
можливість одночасної роботи кількох співробітників над одним документом, швидка комунікація, менше помилок у документах.

3. Безпека
цифрові підписи, зашифрована передача даних, резервне копіювання, контроль доступу до документів.

4. Екологічність
зменшення використання паперу, чорнила та інших матеріалів.

5. Оптимізація витрат
зниження витрат на паперові документи, їх зберігання та пересилання.

Як електронний документообіг може модернізувати підприємство?

1. Мобільність
доступ до документів з будь-якої точки світу, де є інтернет.

2. Інтеграція з іншими системами
можливість зв'язувати документообіг з CRM, ERP, HRM системами для централізації управління бізнес-процесами.

3. Формування корпоративної культури
створення єдиної інформаційної простору для співробітників.

4. Спрощення ведення документації
автоматичне заповнення форм, стандартизація документів, а також їх швидке оновлення.

5. Аналітика та контроль
можливість відстеження документообігу, аналіз ефективності роботи співробітників, контроль за виконанням завдань.

«Електронний документообіг — це не просто модний тренд. Це інструмент, що може допомогти вашому бізнесу стати більш ефективним, адаптивним та конкурентоспроможним на сучасному ринку», — відзначає Михайло Віговський.

Що пропонують компанії Intecracy Group

Компанії, що входять до об'єднання Intecracy Group пропонують рішення на базі чотирьох основних програмних продуктів з величезними можливостями для кастомізації (налаштування під потреби конкретної організації).

1. Megapolis.DocNet. Це система ECM (Enterprise Content Management), яка дозволяє організувати електронний документообіг для організацій різного розміру та типу діяльності. Універсальне рішення підтримує весь життєвий цикл управління документами та допомагає автоматизувати процеси.
2. Система зовнішнього (онлайн) документообігу Deals. Це простий, швидкий і зручний онлайн-сервіс для узгодження та підписання документів електронним цифровим підписом з партнерами, підрядниками й клієнтами з будь-якої точки світу 24/7. Рішення спрощує ділові відносини з контрагентами в питаннях узгодження документів, підписання угод і управління документообігом. Документи, що зберігаються в нашому онлайн-сервісі, відповідно до законодавства України є легітимними, в тому числі можуть виступати доказами в суді.
3. Scriptum. Це low-code BPM-система для управління бізнес-процесами. Завдяки модульності й гнучкості Scriptum дозволяє швидко і без особливих витрат вирішити проблеми бізнесу: інтеграція між собою старих системи підприємства, автоматизація процесів та прискорення взаємодії. Платформа дозволяє моделювати, симулювати, моніторити й аналізувати бізнес-процеси з можливістю динамічного перестроювання моделей процесів силами аналітиків і менеджерів без залучення технічного спеціаліста або з його мінімальною участю. Наприклад, програмне рішення допомагає менеджменту організації контролювати де, коли, навіщо, як і яка робота виконується, а також, хто відповідає за її виконання.
4. A5 ERP. Це гнучка та адаптивна система автоматизації ділових процесів під назвою A5 ERP, пакетне рішення, що включає управління персоналом та бухгалтерський облік. Воно дозволяє налаштування облікових процесів, комплексну автоматизацію всіх розділів бухгалтерського обліку, надає можливості для аналізу та управлінського обліку та відповідає українському законодавству. Також в систему входить повний цикл процесів управління персоналом, електронний кадровий документообіг й рішення автоматичного розрахунку заробітної плати.

Платформа UnityBase

Особливістю перелічених рішень є те, що вони розроблені за допомогою власної високозахищеної швидкісної low-code платформи UnityBase, призначеної для створення високопродуктивних веборієнтованих систем рівня Enterprise. UnityBase підтримує повний цикл розробки: від опису моделі предметної області до автоматичної генерації інтерфейсу користувача. Головними перевагами UnityBase є невибагливість до серверів та безперебійна робота в умовах значних навантажень. Платформа сертифікована для роботи у державному секторі та для використання на об'єктах критичної інфраструктури.