Михайло Віговський розповів про топ-5 помилок при впровадженні системи електронного документообігу

Електронний документообіг відкриває перед бізнесом безліч можливостей: від оптимізації робочих процесів до зниження витрат. Однак, як і будь-яка інновація, впровадження такої системи може супроводжуватися певними труднощами. Розглянемо п'ять найпоширеніших помилок, які виникають при впровадженні електронного документообігу, та рекомендації щодо їх уникнення.

Про це під час презентації переваг технології електронного документообігу для українських підприємств різної форми власності 12 жовтня 2023 року розповів Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group.

1. Відсутність чіткого розуміння потреб бізнесу

Помилка
Вибір системи електронного документообігу без аналізу специфіки та потреб компанії.

Рекомендація
Перед вибором конкретного рішення проведіть аудит внутрішніх процесів, визначте ключові проблемні точки та потреби бізнесу. Це допоможе вам вибрати систему, яка найкраще відповідає вашим вимогам.

2. Недостатнє навчання персоналу

Помилка
Впровадження нової системи без належного тренінгу та підготовки співробітників.

Рекомендація
Організуйте навчальні курси для співробітників, які будуть працювати з новою системою. Проведіть тестування та демонстраційні сесії, а також забезпечте підтримку після запуску системи.

3. Недооцінка важливості безпеки

Помилка
Ігнорування питань безпеки даних при переході до електронного документообігу.

Рекомендація
Вибирайте системи, які пропонують захищені методи передачі та зберігання даних. Регулярно проводьте аудит безпеки та налаштовуйте доступ до документів відповідно до ролей співробітників.

4. Відсутність резервного копіювання

Помилка
Неврахування необхідності регулярного резервного копіювання даних.

Рекомендація
Забезпечте автоматичне резервне копіювання всієї інформації. Це допоможе уникнути втрати даних у разі технічних збоїв або інших непередбачених обставин.

5. Ігнорування потреб користувачів

Помилка
Впровадження системи без зворотного зв'язку з кінцевими користувачами.

Рекомендація
Активно залучайте співробітників до процесу впровадження, збирайте їх відгуки та побажання. Це допоможе адаптувати систему до реальних потреб користувачів і зробити її дійсно ефективною.

«Ключем до успішного впровадження електронного документообігу є глибоке розуміння потреб вашого бізнесу, а також уважне ставлення до деталей, що стосуються безпеки, навчання персоналу та користувацького досвіду», — відзначає Михайло Віговський.