СЕД-2024: які технології розвиває «Айкюжн ІТ» у напрямку електронного документообігу

Системи електронного документообігу (ЕДО) наразі є необхідною складовою ефективної роботи будь-якого підприємства або організації. Технології постійно розвиваються, тож компанії об'єднання Intecracy Group продовжують вдосконалювати свої програмні продукти. Про це розповів Михайло Віговський, член Наглядової ради, розповів під час презентації клієнтам, яка відбулась 17 листопада в офісі ТОВ «Айкюжн ІТ».

Напрямок 1: API-інтеграція

Сучасні системи ЕДО стають все більш універсальними, надаючи можливості для не тільки обробки та зберігання документів, але і для керування процесами, взаємодії з клієнтами та партнерами, аналізу даних, створення аналітичних звітів і багато іншого. Відтак, сучасні платформи об'єднують ЕДО з іншими системами, такими як CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) і багато інших. Це дозволяє забезпечити злагоджену роботу різних підрозділів підприємства та спростити обмін інформацією.

Платформа UnityBase, на якій створені всі наші рішення, відкриває широкі можливості інтеграції. Всі наші продукти можна інтегрувати з сучасними зовнішніми програмами та сервісами, щоб створити єдине інформаційне середовище у вашій організації. 

В системі корпоративного документообігу Megapolis.DocNet вже реалізовані наступні інтеграції: 

• Із сервісами зовнішнього документообігу Deals, «Вчасно» та роумінг-платформою «ПТАХ». Завдяки інтеграції співробітники можуть отримувати документи від зовнішніх контрагентів, опрацьовувати їх та відправляти у зовнішні сервіси – і все це у внутрішній корпоративній системі без переходу в інші програми. 
• З СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади).
• З поштою НБУ.
• З хмарними підписами. 

За потреби Megapolis.DocNet можна інтегрувати з будь-якою потрібною системою. 

Low-code платформа для автоматизації бізнес-процесів Scriptum має окремий конструктор інтеграцій та АРІ. Тому її можна легко і швидко інтегрувати як з ERP, CRM, HR та бухгалтерськими системами, так і з будь-якими іншими сервісами. Інтеграція з допомогою API відкриває неймовірні можливості перед компаніями, які хочуть розширити функціонал своїх продуктів, об’єднати бізнес-процеси своєї компанії в одному інформаційному середовищі та покращити досвід користувачів і співробітників. АРІ-інтеграція дозволяє це зробити легко і швидко для розробників та недорого для замовників. 

Напрямок 2: Підвищення безпеки даних

В умовах постійних загроз кібербезпеці, безпека даних стає пріоритетом для систем ЕДО. Завдяки шифруванню, аутентифікації та захисту від несанкціонованого доступу, організації забезпечують надійність та конфіденційність своєї інформації. Завдання, яке ставить ТОВ «Айкюжн ІТ» для інформаційних систем — поєднати зручність користувача з підвищеними протоколами безпеки. Вже сьогодні наші системи відповідають рівню Г-2 та Г-3 (показник рівня гарантій коректності реалізації функціональних послуг безпеки в засобах захисту інформації).

Напрямок 3: Мобільність та робота з віддаленими робітниками

Зростання тренду віддаленої роботи та мобільного способу життя роблять мобільний доступ до систем ЕДО важливим фактором. Можливість переглядати, редагувати та підписувати документи на смартфонах і планшетах стає стандартом. Віддалена робота, а також можливість роботи з будь-якої точки за наявності інтернету диктує необхідність створення мобільних версій програми СЕД. Окрім того, наразі актуальним є розширення використання електронних підписів (кваліфікований електронний підпис — КЕП). КЕП стають все більш популярними в процесі легалізації документів і угод. Вони спрощують процес підписання, зберігання і підтвердження автентичності документів.

Система Megapolis має мобільні додатки для різних операційних систем та вебінтерфейс для роботи з десктопів.

Напрямок 4: Електронний архів

Сучасні рішення обов'язково містять систему електронного архіву документів, яка призначена для зберігання, управління та обробки електронних документів. Електронні документи можуть включати текстові файли, електронні таблиці, зображення, аудіо- та відеофайли, електронні листи та інші форми цифрової інформації. Рішення дозволяє автоматизацію процесів комплектування, реєстрації, зберігання, обробки та використання електронних архівних документів та гарантує збереження, справжність, цілісність та придатність до використання цих документів протягом усього терміну їх зберігання.

Megapolis.Repository являє собою програмний модуль, призначений для автоматизації процесів роботи з нормативними та іншими типами документів, а також для ведення електронного архіву в комерційних і державних структурах. Для зберігання документів у репозиторії Megapolis реалізована можливість формувати ієрархічну структуру каталогів із необмеженою глибиною. Є можливість налаштування форм, атрибутів, статусів документів і прав доступу користувачів. У репозиторій можна завантажувати документи будь-якого формату. Зв’язки між документами відображаються візуально. Рішення легко інтегрується з різноманітним програмним забезпеченням, що формує єдине інформаційне середовище підприємства. Вимоги до апаратної частини удвічі нижче, ніж в інших аналогічних платформ. А завдяки гнучкості й логічності інтерфейсу Megapolis.Repository супроводжувати систему можна силами власного персоналу, не вдаючися до допомоги розробника.

Напрямок 5: Штучний інтелект та роботизація процесів

Більшість процесів, пов'язаних з документообігом, належать до рутинних. Серед них – заповнення та розгляд заявок; перенесення даних із паперу на ПК, і навіть між різними видами ПЗ; перевірка документів та змін до них тощо. Всі ці процеси досить добре піддаються роботизації, що й спостерігається у найпрогресивніших рішеннях. Наприклад, у Scriptum вже реалізована інтеграція з GhatGPT та іншими сервісами штучного інтелекту (Azure, Google).

Впровадження штучного інтелекту (ШІ) в СЕД може включати такі аспекти:

• Автоматизація процесів: ШІ може бути використаний для автоматизації рутинних операцій в управлінні документами, таких як автоматична класифікація документів, присвоєння ключових слів, визначення пріоритетів та маршрутизація документів.
• Автоматична обробка тексту: Технології обробки природної мови дозволяють аналізувати та отримувати інформацію з текстових документів. Це може включати виявлення сенсу, виділення важливих даних та створення зведень.
• Аналіз даних: ШІ може допомогти аналізувати великі обсяги даних, що містяться в документах, для виявлення тенденцій, патернів та важливих інсайтів.
• Прогнозування та планування: ШІ може використовуватися для прогнозування потреб у документах, визначення часових рамок та планування ресурсів.

Тісно пов'язане з впровадженням ШІ та використання технологій машинного навчання (ML). Серед корисних можливостей ML варто виділити:

• Автоматична класифікація документів: Машинне навчання може навчити моделі визначати типи документів, категорії та ключові характеристики на основі їх змісту, структури та метаданих. Це полегшує автоматичне розподілення документів на відповідні категорії для подальшої обробки.
• Екстракція інформації: Моделі машинного навчання можуть навчатися витягувати структуровані дані з текстових документів, таких як дати, імена, номери, суми та інші важливі елементи. Це корисно при автоматичній обробці та аналізі інформації.
• Прогнозування термінів обробки документів: На основі аналізу даних про час обробки попередніх документів моделі машинного навчання можуть прогнозувати очікувані терміни завершення обробки для поточних документів.
• Виявлення аномалій: Машинне навчання може допомогти виявляти аномалії в документах, наприклад, підозрілі транзакції чи неправильні значення, що сприяє забезпеченню безпеки та цілісності даних.

Напрямок 6: Інструменти low-code

Сучасні корпоративні рішення повинні мати інструменти low-code. У СЕД такі можливості набувають особливого значення через велику кількість документів, їх видів, узгоджуючих сторін, статусів та інших параметрів. Low-code інструментарій дозволяє налаштовувати програму без залучення програмістів, що своєю чергою заощаджує тимчасові та трудові (а отже, і фінансові) ресурси компанії. Наші рішення мають такий інструментарій, тож відповідають сучасним вимогам.

Напрямок 7: Інструменти BPM

Для документів характерний складний сценарій роботи з ними. Документи поділяються на кілька типів – договори, акти, рахунки, заяви, довідки тощо. Якщо мова йде про довідку, все зводиться до її замовлення, підготовки, підписання та надсилання — це досить простий приклад маршруту документа. Однак інші типи документів, наприклад, договори, мають бути узгоджені різними департаментами (фінансовим, юридичним, економічним, технічним тощо). На кожному з етапів може виникнути дискусія та зміни. Кожна зміна має бути узгоджена з усіма зацікавленими сторонами. Тож маршрут такого документа залежить від багатьох умов та норм, прийнятих на підприємстві. І тут без BMP-інструментарію обійтись важко. Наші розробники працюють над вдосконаленням цього інструментарію і в наступному заплановані відповідні оновлення.

Напрямок 8: Аналітичні звіти

Застосування звітів у СЕД можна розділити на три категорії:

• Вітрини даних, графіки та візуалізація. Використання графіків, діаграм та інших візуальних елементів допомагає наочно подати аналітичну інформацію, що спрощує її розуміння.
• Текстові звіти. Призначені для забезпечення організації та її керівництва цінною інформацією про поточний стан, процеси, Напрямоки та інші аспекти, пов'язані з управлінням документами та бізнес-процесами.
• Порівняння та прогнозування. Аналітичні звіти можуть містити аналіз порівняльних даних між різними періодами часу, групами або параметрами, а також надавати прогнози на основі зібраної інформації.

«У 2024 році системи електронного документообігу будуть продовжувати еволюціонувати, стаючи більш інтегрованими, ефективними та безпечними. Організації, які вміло використовуватимуть новітні інструменти, зможуть підняти свою продуктивність і конкурентоспроможність», — розповів Михайло Віговський.