Електронний документообіг: Михайло Віговський розповів про етапи впровадження

Впровадження системи електронного документообігу може стати одним з найкращих інвестиційних рішень для вашого бізнесу. Правильно вибрана та встановлена система здатна радикально змінити підхід до управління документами, збільшити ефективність роботи та знизити витрати. Михайло Віговський, член Наглядової ради Intecracy Group, під час презентації для клієнтів 17 жовтня 2023 року, розповів про основні етапи впровадження системи електронного документообігу.

1. Аналіз потреб бізнесу

Перш за все, визначте ключові потреби вашого підприємства. Які проблеми існують в поточній системі управління документами? Які задачі ви хочете вирішити завдяки електронному документообігу?

2. Вибір рішення

На ринку існує безліч рішень для електронного документообігу. При виборі зверніть увагу на:

- функціональність;

- зручність інтерфейсу;

- можливість інтеграції з іншими ІТ-системами;

- вартість впровадження та підтримки.

Рішення від Intecracy Group, система Megapolis.DocNet, є одним з найкращих на ринку з точки зору всіх перелічених критеріїв.

3. Підготовка персоналу

Освіта та тренінги для співробітників є критично важливими. Ваша команда повинна розуміти принципи роботи нової системи, а також основні переваги електронного документообігу. ТОВ «Айкюжн ІТ» забезпечує навчання клієнтів в рамках проєкту з впровадження.

4. Міграція даних

Перенесення чинної документації до нової системи може бути великим за витратами часу процесом. Плануйте цей етап заздалегідь, визначаючи, які документи потрібно мігрувати першочергово.

5. Інтеграція з наявними ІТ-системами

Якщо ваша компанія вже використовує CRM, ERP, HRM чи інші системи, забезпечте їх гладку інтеграцію з системою електронного документообігу. Система Megapolis.DocNet має API, що робить інтеграцію відносно нескладним процесом.

6. Тестування та запуск

Перед повноцінним запуском системи проведіть її тестування. Це допоможе виявити можливі проблеми та відкоригувати роботу системи на етапі впровадження.

7. Моніторинг та оптимізація

Після впровадження важливо постійно моніторити ефективність системи, збирати відгуки від співробітників та оптимізувати роботу на основі отриманої інформації.

«Впровадження електронного документообігу — це процес, який вимагає чіткого планування та підходу. Слідуючи зазначеному плану дій, ваша організація зможе максимально використовувати переваги нової системи, забезпечуючи високу продуктивність та ефективність управління документами», — підсумував Михайло Віговський.